les collections
Les collections regroupent les échantillons en ensembles cohérents. À un échantillon correspond une et une seule collection.
Les collections sont l'unité de base pour gérer les échantillons. Il sera ainsi possible de définir si la collection est publique, les groupes d'utilisateurs autorisés à modifier les échantillons, si des messages de rappel doivent être envoyés pour avertir de l'expiration des échantillons ou d'événements à réaliser, etc.
Seuls les membres du groupe param peuvent créer ou modifier une collection (menu Paramètres > Collections > Collections).
Les informations générales
Elles permettent de définir les dispositions générales pour les échantillons qu'elle contient :
- nom : nom de la collection connu dans le logiciel
- nom public : c'est le nom qui sera transmis lors des exportations d'échantillons par lots, notamment quand la collection est définie "publique"
- les mots clés associés sont également utilisés lors de l'exportation des informations. Ils ne servent pas dans le logiciel
- référent de la collection : c'est la personne qui est responsable de celle-ci. Si un échantillon n'a pas de référent attribué, c'est le référent de la collection qui sera utilisé
- flux de modification ou de consultation : pour qu'un échantillon puisse être modifié par une API (Les API), la collection à laquelle il appartient doit être autorisée à recevoir les flux externes, soit en lecture, soit en lecture-écriture (il faut cocher les deux valeurs)
- collection publique : dans ce cas, il est possible de lire les informations sur les échantillons, notamment via les api, sans recourir à une identification préalable.
- licence de diffusion : si la collection est publique, c'est la licence qui est appliquée pour fournir les informations sur les échantillons
- collection sans la gestion de la localisation : si vous gérez des échantillons sans avoir besoin d'afficher de coordonnées géographiques, vous pouvez activer cette possibilité. Dans ce cas, les cartes et les coordonnées géographiques ne seront pas affichées
- par défaut, le logiciel stocke les documents associés aux échantillons dans la base de données. Dans certains cas (fichiers volumineux), il est plus intéressant de "brancher" la collection à une arborescence bureautique. Pour savoir comment paramétrer cette fonctionnalité, consultez le document Associer des documents externes à un échantillon.
Les groupes d'utilisateurs
Seuls les membres d'une collection peuvent modifier un échantillon qu'elle contient et visualiser les métadonnées et les documents associés (ce comportement peut être modifié : cf. Les paramètres généraux de l'application).
Pour qu'un utilisateur puisse créer ou modifier un échantillon, il doit faire partie d'un des groupes attaché à la collection. Dans cet exemple, seuls les membres du groupe collection pourront modifier les échantillons de cette collection.
Les types d'échantillons rattachés
Certaines collections manipulent des types d'échantillons qu'on ne retrouvera pas ailleurs. Pour éviter que ces types "polluent" les autres collections (les interfaces de saisie ou de sélection), il est possible de rattacher spécifiquement certains types à une ou plusieurs collections.
Une fois un type d'échantillon rattaché à une collection, il ne sera plus visible depuis les autres collections, sauf s'il a également été sélectionné dans celles-ci.
Les types d'événements rattachés
C'est le même mécanisme que pour les types d'échantillons : dès lors qu'un type d'événement a été rattaché à une collection, il ne sera plus visible depuis les autres collections.
La gestion des notifications
Il est possible de paramétrer une collection pour que des notifications soient envoyées à une ou plusieurs adresses emails, pour avertir de l'imminence de l'expiration d'une liste d'échantillons ou pour prévenir de l'échéance prochaine d'événements programmés et non réalisés.
Pour que l'envoi des emails fonctionne, il faut programmer un script dans le serveur qui lancera quotidiennement la recherche des échantillons et des événements qui doivent faire l'objet de la notification. Consultez le document Automatiser l'envoi de mails. Il faut également définir des paramètres globaux au niveau de l'application (Les paramètres généraux de l'application).